이 문장을 한 번만 읽어보세요. "장애 에스컬레이션 절차의 최적화는 서비스 연속성 강화를 위해 이해관계자 그룹과의 협의를 통해 추진될 예정임." 이번에는 이 문장입니다. "귀 기관 당직 엔지니어가 15분 안에 저희 전문가와 연결되므로 장애가 더 빨리 끝납니다." 첫 문장은 두 번 읽어도 누가 무엇을 하는지 알 수 없습니다. 두 번째 문장은 한 번에 말합니다. 이번 편은 그 차이에 관한 이야기입니다.
명확한 글이란 평가위원이 한 번 읽고 이해해서 문장을 해독하는 대신 우리 솔루션을 판단하는 데 시간을 쓰게 하는 글입니다. APMP Body of Knowledge는 이것을 다듬기보다 경쟁력의 문제로 봅니다. 모호하고 빽빽하고 쓸데없이 복잡한 글 때문에 놓치는 사업이 많습니다. 반대로 보기 쉽고 따라가기 쉽고 이해하기 쉬운 제안서에는 "예"라고 말하기도 쉽습니다. 이 장의 진단은 기억해 둘 만합니다. 불명확한 비즈니스 글의 근본 원인은 문법이나 형식에 있지 않고 문체, 곧 문장과 문단에서 말을 엮는 방식에 있습니다.
이 시리즈는 APMP Foundation Study Guide에 요약된 APMP Body of Knowledge를 하나씩 짚어봅니다. 16편은 설득, 곧 문장마다 무엇을 위해 있는지 정해서 읽는 사람이 관심을 갖고 동의하게 하는 일을 다뤘습니다. 이번 편은 이해받는 일을 다룹니다. 정확히 아픈 곳을 겨냥한 문장도 두 번 읽어야 한다면 실패합니다.
따라갈 수 있는 이야기를 들려준다
이 장은 스토리텔링으로 시작합니다. 이야기는 읽는 사람이 가장 따라가기 쉽고 기억하기 쉬운 구조이기 때문입니다. Study Guide가 드는 원칙은 여섯 가지입니다. 제 말로 옮기면 이렇습니다.
| 원칙 | 요구하는 것 |
|---|---|
| 공감을 얻는다 | 고객의 현재 상황과 핫 버튼을 이해하고 있음을 보여 고객이 알아봐 준다고 느끼게 한다 |
| 주의를 붙든다 | 상세함의 수준을 조절한다. 읽는 사람을 파묻지도, 중요한 것을 건너뛰지도 않는다 |
| 쉽게 잡힌다 | 이야기를 이해하기 쉽고 나중에 떠올리기 쉽게 만든다 |
| 스스로 믿는다 | 제안하는 것에 확신과 긍정적인 어조를 담는다 |
| 길을 보여준다 | 고객이 원하는 결과까지 가는 분명하고 단순한 길을 펼친다 |
| 왜 우리인지 보여준다 | 그 길의 안내자로 왜 우리가 맞는지 분명히 해 경쟁사와 구별한다 |
Study Guide가 주는 간단한 시험은 S.T.A.R.("Something They'll Always Remember", 늘 기억에 남을 무언가)입니다. 평가위원이 제안서를 덮은 뒤 하나도 떠올리지 못한다면 이야기가 닿지 않은 것입니다.
우리 이야기가 아니라 고객의 이야기를
가장 흔한 실수는 우리 회사 이야기를 하는 것입니다. 제안서의 이야기는 고객을 가운데 두고 우리 제안을 그 안에 끼워 넣습니다. 세 부분으로 이뤄집니다.
- 이전의 삶: 고객이 지금 겪는 어려움.
- 전환점: 그 어려움을 넘으려면 고객이 무엇을 해야 하는지. 그 어려움에 답하는 특징과 효과로 설명합니다(9편 참고).
- 이후의 삶: 어려움이 끝난 뒤의 모습. 우리의 가치 제안으로 들려줍니다(4편 참고).
이 글을 위해 쓴 짧은 예시입니다. "귀 기관 점검원은 하루 일과가 끝나면 현장 보고서를 모두 손으로 다시 입력하고, 수정 사항이 현장에 닿기까지 일주일이 걸립니다. 제출하는 순간 동기화되는 모바일 양식을 쓰면 점검원이 현장을 떠나기 전에 보고서가 시스템에 들어갑니다. 비슷한 규모의 한 지자체 점검 부서는 첫 분기에 수정 주기를 5일에서 1일로 줄였습니다. 귀 기관에서도 비슷한 결과를 기대하며, 가장 바쁜 두 지역부터 시작하는 3단계 도입을 제안합니다." 이전, 전환점, 이후, 증거, 다음 단계. 읽는 사람은 지금 어디쯤인지 헤매지 않습니다.
Study Guide는 이야기의 종류도 셋으로 나눕니다. 큰 이야기는 경쟁사 대신 우리를 골라야 하는 이유 전체로, 특징, 효과, 차별점, 가치 제안, 시각 자료까지 모든 요소가 갖춰져 있습니다. 배경 이야기는 우리 회사 자체, 곧 회사가 어떻게 일하고 어떻게 처신하는지에 관한 이야기입니다. 이야기 속의 이야기는 맥락을 더하거나 관계를 만드는 짧은 일화로, 발표 자리에서 특히 쓸모가 있습니다. 이야기가 있으면 고객은 우리 제안에 빨리 공감합니다. 제안서의 떨어진 부분들도 하나로 이어 읽습니다.
문장에 사람을 넣는다: 능동태
제안서는 행동의 문서입니다. 고객은 일이 되게 하려고 돈을 내므로 문장은 사람이 그 일을 하는 모습을 보여줘야 합니다. Study Guide는 가능한 한 사람을 주어로 쓰고 주로 능동태로 쓰라고 조언합니다.
능동 문장에서는 행동하는 쪽이 주어이고 행동이 서술어이며 바뀌는 대상이 그 뒤에 옵니다. 피동 문장은 순서가 뒤집힙니다. 행동을 받는 쪽이 주어가 되고 행동하는 사람은 흐려지거나 사라집니다.
피동: 누가 하나?
"배포 전 사용자 인수 테스트가 실시되며, 발견된 결함은 조치될 예정임."
능동: 사람이 일한다
"귀 기관 사용자가 배포 전에 모든 릴리스를 테스트합니다. 저희 개발자는 발견된 결함을 이틀 안에 모두 고칩니다."
능동 문장은 직접적이고 더 짧으며 평가위원이 점수를 매길 수 있는 약속을 합니다. 피동 문장은 누가 서명해도 똑같이 성립합니다. 능동태는 좋은 이야기의 목소리이기도 해서 앞 절과 이 절은 한 쌍입니다.
피동에도 제자리가 두 곳 있습니다.
- 누가 하는지 읽는 사람이 알 필요가 없을 때: "데이터는 저장 시 암호화됩니다."
- 문단의 문장들을 같은 주어로 유지할 방법이 피동뿐일 때. 백업 시스템에 관한 문단이라면 "백업 시스템은 매일 밤 점검됩니다"가 초점을 제자리에 둡니다.
개조식과 능동태. 우리나라 공공 제안서는 "~구축", "~지원", "~함"으로 끝나는 개조식으로 쓰는 경우가 많습니다. 개조식은 훑어보기에는 좋지만 명사로 끝나는 만큼 누가 하는지가 빠지기 쉽습니다. "통합 모니터링 체계 구축"은 누가, 언제까지, 무엇을 바꾸는지 말하지 않습니다. 형식을 버릴 필요는 없습니다. 항목 안에 주어와 동사를 넣으면 됩니다. "운영팀이 장애를 30분 안에 감지·보고"는 여전히 개조식이지만 사람이 일하는 문장입니다. 발주처마다 기대하는 문체가 다르므로 제안요청서와 작성 지침을 먼저 확인하세요.
말하듯 쓴다
명확한 글은 전문가를 포함해 누구나 반깁니다. Study Guide는 대화할 때 쓰는 말투로 쓰라고 권합니다. 그래야 제안서를 읽는 더 많은 사람에게 문이 열립니다.
| 요령 | 이렇게 쓰는 대신 | 이렇게 |
|---|---|---|
| 뜻이 같다면 짧고 흔한 말을 고른다 | 활용하다, 제고하다, ~함에 있어서 | 쓰다, 높이다, ~할 때 |
| 독자가 모두 전문가가 아니면 전문용어를 피한다 | "베스트 오브 브리드 스택을 레버리지" | "검증된 도구를 사용" |
| 사람을 가리키는 말을 쓴다 | "수행사는 발주기관에 … 제공하여야 한다" | "저희가 귀 기관에 … 드립니다" |
| 친근한 어조를 원하면 말투를 부드럽게 한다 | "~하지 아니한다" | "~하지 않습니다" |
| 문장부호를 다양하게 쓴다 | 마침표와 쉼표뿐 | 목록 앞의 쌍점, 덧붙임을 위한 줄표, 읽는 사람이 이미 품은 질문 |
원문의 이 요령은 영어의 축약형(do not 대신 don't)을 예로 듭니다. 한국어에서는 말투의 격식이 그 자리에 해당합니다. 어조는 고객의 문화에 달린 문제입니다. 격식 있는 문체를 기대하는 발주처도 있고 친근한 문체를 반기는 곳도 있습니다. 제안서마다 한 번 정하고 아래에서 설명할 스타일 시트에 적어 두세요.
군더더기 없이 쓴다
군더더기 없이 쓴다는 것은 읽는 사람에게 필요한 모든 것을 가능한 한 적은 지면에 담는 일입니다. 그 사람의 시간을 존중하는 방법이기도 합니다. Study Guide의 조언은 두 갈래로 나뉩니다.
문단
- 핵심을 먼저 쓰고 그 뒤의 모든 것이 거기에 연결되게 합니다.
- 문단 하나에 주제 하나, 그 주제는 첫 문장에서 밝힙니다.
- 문단을 짧게 유지합니다. 대화하는 듯한 어조가 살아납니다.
- 문장을 서로 잇습니다. 각 문장이 앞 문장 위에 쌓여 문단이 하나의 생각으로 읽히게 합니다.
문장과 단어
| 문제 | 예 | 고친 것 |
|---|---|---|
| 중복 표현(같은 뜻의 반복) | "미리 예방", "가장 최적", "완전히 근절" | "예방", "최적", "근절" |
| 명사 나열(명사를 줄줄이 붙임) | "네트워크 장애 대응 시간 단축 개선 사업" | "네트워크 장애를 더 빨리 복구하는 사업" |
| 용어 불일치(한 대상에 여러 이름) | 같은 제품을 "포털", "플랫폼", "시스템"으로 | "포털"로 정하고 끝까지 같은 말을 씁니다 |
| 부정형 표현 | "통보를 누락하지 않겠습니다" | "반드시 통보하겠습니다" |
용어 불일치는 제안서에서 특히 조심해야 합니다. 꼼꼼한 평가위원은 한 장에서 "포털", 다음 장에서 "플랫폼"을 보면 제품을 두 개 제안하는 것인지 물을 만합니다.
구조를 보여준다(짧게)
평가위원은 떨어뜨릴 이유를 찾습니다. 그러니 길을 찾기 쉬운 제안서일수록 평가위원도 우리를 고르기 쉽습니다. Study Guide는 구조를 드러내는 다섯 가지 방법을 듭니다. 내용을 알려주는 제목, 도움이 될 때 쓰는 번호와 글머리 목록, 섹션 사이의 연결, 내용에 공간적 배치를 주는 그래픽, 그리고 다시 읽는 사람이 어디를 볼지 알게 하는 반복되는 틀입니다. 연결은 섹션 끝에서 다음 내용을 예고하고 다음 섹션을 읽는 사람이 이미 아는 것에서 시작하는 방식입니다. 제목은 다음 18편에서 따로 다룹니다.
전문용어: 전문가도 쉬운 글을 더 빨리 읽는다
기술 전문가가 평가하니 제안서도 기술 매뉴얼처럼 읽혀야 한다고 믿는 작성자가 많습니다. 대개는 틀린 생각입니다. 재무, 관리, 품질 담당자와 경영진도 제안서의 일부나 전부를 읽습니다. 그리고 Study Guide가 날카롭게 짚듯이 자기 전문 분야 밖의 내용을 읽는 사람은 누구든 초보자입니다.
Study Guide에 따르면 기술 독자도 비전문가 못지않게 명확한 글을 반깁니다. 명확한 글은 수준을 낮추지 않습니다. 누가 무엇을 하는지 말하고 기술이 읽는 사람의 현장에서 어떻게 돌아가는지 설명합니다. 어느 독자의 분야에서든 벗어나는 용어는 정의합니다. 그리고 아이디어를 가리는 네 가지를 걷어냅니다.
| 아이디어를 가리는 것 | 예 | 쉬운 말 |
|---|---|---|
| 전문용어 | "제로 터치 프로비저닝" | "새 장비를 꽂으면 스스로 설정됩니다" |
| 명사화(행동을 명사로 바꿈) | "설정에 대한 검토의 수행" | "저희가 설정을 검토합니다" |
| 개념적 약칭 | "클라우드 퍼스트 접근" | "요금 시스템 세 개를 먼저 외부 서버로 옮깁니다" |
| 명사 나열 | "사용자 접근 요청 승인 워크플로" | "사용자의 접근 요청을 승인하는 절차" |
이것들을 걷어내면 아이디어는 그 자체의 가치로 평가받고 모든 독자가 판단할 수 있습니다. 약어를 꼭 써야 한다면 처음 나올 때 풀어 쓰세요. 평가위원 모두가 기술 배경이 있지는 않습니다.
제안서는 법률 문서가 아니라 논증이다
제안서는 계약으로 이어지기 때문에 많은 사람이 비인격적이고 법률 문서 같은 문체로 씁니다. Study Guide는 이에 반대합니다. 제안서는 무엇보다 영업 문서이고 영업은 사람과 사람 사이에서 일어납니다. 16편에서 설명했듯 제안서는 구매자에게 우리 말에 동의하고 문제를 함께 풀자고 요청하는 글로 쓴 논증입니다. 사람이 사람을 돕는다는 감각을 지우면 논증을 성공시키는 신뢰와 협력이 약해집니다. "수행사는 ~하여야 한다"는 읽는 사람과 거리를 벌리고 "저희가 ~하겠습니다"는 그 거리를 좁힙니다.
고쳐 쓸 시간을 계획한다
명확한 글은 처음부터 잘 나오는 경우가 드뭅니다. 첫날부터 고쳐 쓸 시간과 주기를 일정에 넣으세요. 일찍 고치면 재작업 비용이 줄어듭니다. 쉬운 말로 적었을 때도 아이디어가 버티는지 시험할 수 있고 내용을 정직하게 지킬 수도 있습니다.
- 스타일 시트에 합의합니다. 큰 회사에는 대개 사내 표기 기준이 있습니다. 없다면 출간된 표기 지침에서 시작합니다. 입찰마다 용법, 문장부호, 대소문자, 업계 약어와 용어에 대한 팀의 선택을 기록하고 제품마다 쓸 이름 하나도 적어 둡니다.
- 쓰기와 편집 사이에 간격을 둡니다. 초안에서 잠시 떨어져 있으면 애착 없이 오류를 찾고 아이디어를 검증할 수 있습니다.
- 동료와 서로 편집해 줍니다. 동료의 섹션을 봐 주고 내 섹션도 봐 달라고 부탁합니다. 내용, 문법, 문체를 함께 봅니다.
- 기능별 리뷰를 씁니다. 이번 입찰에 참여하지 않는 검토자가 초안의 정확성, 설득력, 적절성을 점검합니다. 시간이 허락하면 여러 번 하는 것이 좋습니다.
스스로 점검하기: 내 초안을 시험한다
작성자도 입찰의 작성 지침에 맞춰 자기 섹션을 점검해야 합니다. Study Guide의 목록을 질문으로 정리하면 이렇습니다.
| 기준 | 초안에 던질 질문 |
|---|---|
| 문장 길이 | 대부분의 문장이 12~15단어(어절) 안에 드는가? |
| "나" 빼기 | 표지 서신, 머리말, 직접 하는 말이 아닌 곳에서 "나"를 뺐는가? |
| 왼손 규칙 | 문단마다 우리보다 고객과 고객의 필요로 먼저 시작하는가? |
| 고객 중심 | 우리 회사 이름이나 "저희"보다 고객 이름이나 "귀 기관"이 더 자주 나오는가? |
| 질문에 답하기 | 구체적인 질문에 빠짐없이, 요점에서 벗어나지 않고 답했는가? |
| "그래서 뭐?" | 고객이 얻는 효과를 읽는 사람에게 맡기지 않고 직접 밝혔는가?(9편 참고) |
| 완결된 답변 | 부록, 브로슈어, 웹사이트로 보내지 않아도 답이 성립하는가? |
| 능동형 제목 | 제목만 훑어도 이야기가 전해지는가?(18편에서 자세히) |
| 단정하는 문장 | 실제 상업적 위험을 막는 경우가 아니면 "~라고 생각합니다" 같은 얼버무림을 뺐는가? |
| 상투어·전문용어 없애기 | 약어는 드물고, 처음 나올 때 풀어 썼는가? |
| 증명하기 | 차별점을 사례, 레퍼런스, 데이터로 뒷받침하되 경쟁사를 깎아내리지 않았는가?(10편 참고) |
| 그림으로 보여주기 | 그래픽이 이 요점을 더 빨리 전하지 않는가? |
세 가지 오해
- "쉬운 글은 덜 전문적으로 보인다." 대개는 반대입니다. 쉬운 글은 그 주제를 설명할 만큼 잘 안다는 것을 보여주고 전문가가 우리 주장을 빨리 확인하게 해 줍니다.
- "격식은 비인격적이라는 뜻이다." "귀 기관"과 "저희"를 쓰면서도 정확하고 정중할 수 있습니다. 격식은 정확함과 예의의 문제이지 관련된 사람을 숨기는 문제가 아닙니다.
- "피동은 언제나 틀렸다." 위에서 설명한 두 가지 정당한 쓰임이 있습니다. 목표는 문법 형식 하나를 금지하는 데 있지 않고 사람이 일하는 제안서를 쓰는 데 있습니다.
Study Guide의 요약은 두 가지를 더합니다. 읽는 사람의 기대와 소통 방식, 문화적 선호에 맞출 수 있을 만큼 독자를 잘 알아야 합니다. 그리고 고객이 받아들인다면 영상, 애니메이션, 인터랙티브 시연 같은 새로운 매체를 쓸 방법을 찾아보세요.
다음 제안서를 위한 체크리스트
- 고객의 이야기를 세 줄로 씁니다. 이전의 삶, 전환점, 이후의 삶.
- 모든 문장의 주어를 확인합니다. 사람이나 팀인가, 서술어가 그들이 하는 일을 말하는가?
- 긴 말을 흔한 말로 바꾸고 가장 기술 배경이 적은 평가위원이 모를 전문용어를 뺍니다.
- 문단은 요점으로 열고 문단 하나에 주제 하나를 지킵니다.
- 명사 나열과 명사화를 풀어 사람이 주어인 동사 문장으로 바꿉니다. 개조식 항목에도 주어와 동사를 넣습니다.
- 대상마다 용어 하나를 정해 스타일 시트에 적습니다.
- 대부분의 문장을 12~15단어(어절) 안으로 씁니다.
- 얼버무림을 빼고 다른 자료를 참조하지 않아도 답이 완결되게 합니다.
- 최종본 전에 휴지기, 동료 편집, 기능별 리뷰를 일정에 넣습니다.
Contrl에서는
Contrl은 섹션마다 우리 회사 디자인 시스템으로 슬라이드를 씁니다. 이번 편의 명확성 기준은 그 페이지에서 바로 확인할 수 있습니다. 문장마다 사람이나 팀이 주어인지, 대부분의 문장이 짧은지입니다. 기준에 못 미치는 페이지를 문장 하나하나 다시 쓸 필요는 없습니다. "단계마다 누가 하는지 쓰고 문장은 15단어 안으로" 같은 채팅 피드백 한 줄이면 페이지가 다시 쓰이고 대응하는 제안요청서 요구사항 표시도 그대로 남습니다. 기준은 우리가 정합니다. 같은 한 줄에 스타일 시트의 용어를 적어 주면 페이지가 그 용어를 씁니다.
다음 편 예고
명확한 페이지도 읽히기 전에 먼저 찾아지고 훑어져야 합니다. 18편은 Headings, 제목을 다룹니다. 훑어보기만 하는 평가위원에게도 내용을 알려주는 능동형 제목이 어떻게 이야기를 전하는지 살펴봅니다.
이 글은 APMP Body of Knowledge를 요약한 APMP Foundation Study Guide 4.2판(© 2025 APMP)을 바탕으로 한 독립적인 학습용 해설입니다. 원문을 풀어 쓰고 해설한 것으로, APMP의 승인을 받은 글이 아닙니다. 첫머리의 두 문장, 점검 부서 이야기, 능동·피동 예시, 개조식에 관한 메모, 쉬운 말·중복 표현·명사 나열·전문용어와 그 고친 예를 담은 표는 모두 이 글을 위해 쓴 것이며, 수치는 예시이고 고객사 이름은 밝히지 않았습니다. 공식 원문과 자격 정보는 apmp.org에서 확인하세요.