次の文を一度だけ読んでみてください。「サービス継続性の強化を目的として、障害エスカレーション手順の最適化がステークホルダーグループとの調整のもとで実施される予定である」。次はこちらです。「貴社の当番エンジニアは15分以内に当社の専門家とつながるので、障害が早く収まります」。最初の文は二度読んでも、誰が何をするのかわかりません。二つ目の文は一度で伝わります。今回のテーマはこの差です。
明確な文章とは、評価者が一度読んで理解でき、文を解読する代わりに解決策の判断に時間を使えるようにする文章です。APMP Body of Knowledgeはこれを仕上げではなく競争上の優位と見ています。あいまいで詰め込みすぎた、必要以上に複雑な文章のせいで失う案件は多く、見やすく、たどりやすく、わかりやすい提案書は「はい」と言いやすくします。この章の診断は覚えておく価値があります。わかりにくいビジネス文書の根本原因は、文法や形式ではなく文体、つまり文と段落で言葉を組み立てる方法にあります。
このシリーズは、APMP Foundation Study Guideに要約されたAPMP Body of Knowledgeを順に読み解いています。第16回は説得、つまり各文が何のためにあるのかを決め、読み手が関心を持ち同意するようにすることを扱いました。今回は理解されることを扱います。どれほど正確に痛いところを突いた文でも、二度読まなければならないなら失敗です。
たどれる物語を語る
この章はストーリーテリングから始まります。物語は、読み手にとって最もたどりやすく覚えやすい構造だからです。Study Guideは六つの原則を挙げています。私の言葉で言い直すと次のとおりです。
| 原則 | 求められること |
|---|---|
| つながる | 顧客の現状とホットボタンを理解していることを示し、わかってもらえていると感じてもらう |
| 注意をつなぎとめる | 詳しさの度合いに気を配る。読み手を埋もれさせず、大事なことも飛ばさない |
| つかみやすい | 物語を理解しやすく、あとで思い出しやすくする |
| 自ら信じる | 提案するものについて、確信と前向きな調子で書く |
| 道筋を示す | 顧客が望む成果までの明確でシンプルな道のりを示す |
| なぜ自社かを示す | その道のりの案内役として自社がふさわしい理由を明らかにし、競合と差をつける |
Study Guideが挙げる簡単なテストがS.T.A.R.（「Something They'll Always Remember」、ずっと覚えている何か）です。評価者が提案書を閉じたあと何一つ思い出せないなら、物語は届いていません。
自社の物語ではなく、顧客の物語を
最もよくある間違いは、自社の話をすることです。提案書の物語は顧客を中心に置き、自社の提案をその中に組み込みます。三つの部分からなります。
- 以前の姿：顧客がいま苦労していること。
- 転換点：その苦労を乗り越えるために顧客がすべきこと。その苦労に応える特徴と便益で説明します（第9回参照）。
- 以後の姿：苦労が終わったあとの姿。自社の価値提案で語ります（第4回参照）。
この記事のために書いた短い例です。「貴社の検査員は一日の終わりに現場報告をすべて手で入力し直しており、修正が現場に届くまで一週間かかっています。提出と同時に同期されるモバイルフォームを使えば、検査員が現場を離れる前に報告がシステムに入ります。同規模のある自治体の検査部門では、最初の四半期で修正サイクルが5日から1日に縮まりました。貴社でも同様の結果を見込んでおり、最も忙しい二つの地区から始める3段階の導入をご提案します」。以前、転換点、以後、証拠、次の一歩。読み手はいまどこにいるのか迷いません。
Study Guideは物語の種類も三つに分けています。大きな物語は、競合ではなく自社を選ぶべき理由の全体で、特徴、便益、差別化要因、価値提案、ビジュアルまで、すべての要素がそろっています。背景の物語は自社そのもの、つまり会社がどう働き、どうふるまうかについての物語です。物語の中の物語は文脈を補ったり関係を築いたりする短いエピソードで、プレゼンの場で特に役立ちます。物語は顧客が提案にすばやく共感する助けになり、提案書の離れた部分をつないで一つのまとまりとして読ませます。
文に人を入れる：能動態
提案書は行動の文書です。顧客は物事を成し遂げるためにお金を払うので、文はそれを人が行う姿を見せるべきです。Study Guideの助言は、できる限り人を主語にし、主に能動態で書くことです。
能動文では、行為する側が主語、行為が述語で、変わる対象がそのあとに続きます。受動文では順序が逆になります。行為を受ける側が主語になり、行為者はぼやけるか消えてしまいます。
受動：誰がやるのか？
「導入前にユーザー受け入れテストが実施され、発見された不具合は対処される予定である」
能動：人が動いている
「貴社の利用者が、本番前にすべてのリリースをテストします。当社の開発者は、見つかった不具合をすべて2日以内に直します」
能動の文は直接的で短く、評価者が採点できる約束になります。受動の文は誰が署名してもかまわない文です。能動態はよい物語の声でもあり、前の節とこの節は一対です。
受動態にも正しい使いどころが二つあります。
- 誰が行うかを読み手が知る必要がないとき：「データは保存時に暗号化されます」。
- 段落の文を同じ主語でそろえる方法が受動態しかないとき。バックアップシステムについての段落なら、「バックアップシステムは毎晩点検されます」が焦点をあるべき場所に保ちます。
話すように書く
明確さは専門家を含め、誰にとってもありがたいものです。Study Guideは、会話で使う言葉づかいで書くよう勧めています。そうすれば、提案書を読む幅広い人々に開かれた文章になります。
| コツ | こう書く代わりに | こう書く |
|---|---|---|
| 意味が同じなら短くなじみのある言葉を選ぶ | 活用する、推進を図る、〜においては | 使う、進める、〜では |
| 読み手全員が専門家でない限り専門用語を避ける | 「ベストオブブリードのスタックをレバレッジ」 | 「実績のあるツールを使う」 |
| 人を指す言葉を使う | 「受注者は発注者に対し…を提供するものとする」 | 「当社は貴社に…をお届けします」 |
| 親しみのある調子にしたいなら言い回しをやわらげる | 「〜しないものとする」 | 「〜しません」 |
| 句読点や記号を変化させる | 句点と読点だけ | リストの前のコロン、補足のダッシュ、読み手がすでに抱いている問い |
原典のこのコツは英語の短縮形（do notの代わりにdon't）を例にしています。日本語では言い回しの硬さがそれに当たります。調子は顧客の文化しだいで、改まった文体を期待する発注者もいれば、親しみやすい文体を歓迎するところもあります。提案書ごとに一度決め、後述のスタイルシートに書いておきましょう。
引き締めて書く
引き締めて書くとは、読み手に必要なものをすべて、できるだけ少ない紙面に収めることで、読み手の時間を尊重するやり方です。Study Guideの助言は二つに分かれます。
段落
- 要点を先に書き、そのあとのすべてをそこにつなげます。
- 一つの段落に一つの話題。その話題は最初の文で示します。
- 段落は短く保ちます。会話のような調子が生まれます。
- 文どうしをつなぎます。各文が前の文の上に積み重なり、段落が一つの考えとして読めるようにします。
文と言葉
| 問題 | 例 | 直し方 |
|---|---|---|
| 重複表現（同じ意味の繰り返し） | 「あらかじめ予約」「一番最適」「完全に根絶」 | 「予約」「最適」「根絶」 |
| 名詞の連なり | 「ネットワーク障害対応時間短縮改善事業」 | 「ネットワーク障害をより早く復旧させる事業」 |
| 用語の不統一（一つのものに複数の名前） | 同じ製品を「ポータル」「プラットフォーム」「システム」と呼ぶ | 「ポータル」に決め、最後まで同じ言葉を使う |
| 否定形の表現 | 「通知を怠ることはありません」 | 「必ず通知します」 |
用語の不統一は、提案書では特に注意が必要です。注意深い評価者は、ある章で「ポータル」、次の章で「プラットフォーム」を見れば、製品を二つ提案しているのかと考えても無理はありません。
構造を見せる（手短に）
評価者は落とす理由を探しているので、たどりやすい提案書ほど自社を選びやすくなります。Study Guideは構造を見せる五つの方法を挙げています。内容を伝える見出し、役に立つ場面での番号付き・箇条書きのリスト、章の終わりで次の内容を予告し、次の章は読み手がすでに知っていることから始めるつなぎ、内容に空間的な配置を与える図、そして繰り返し読む人がどこを見ればよいかわかる、くり返し使える型です。見出しは次の第18回で詳しく扱います。
専門用語：専門家も平易な文章のほうが速く読める
技術の専門家が評価するのだから、提案書も技術マニュアルのように読めるべきだと考える書き手は少なくありません。たいていは誤りです。財務、管理、品質の担当者や経営層も、提案書の一部または全部を読みます。そしてStudy Guideは鋭く指摘します。自分の専門の外の内容を読む人は、誰でも初心者です。
Study Guideは、技術系の読み手も専門外の読み手と同じくらい明確な文章を評価すると述べています。明確な文章はレベルを下げません。誰が何をするのかを示し、技術が読み手自身の現場でどう動くのかを説明し、どの読み手の分野からも外れる用語を定義します。そして、アイデアを覆い隠す四つのものを取り除きます。
| アイデアを隠すもの | 例 | 平易な言い方 |
|---|---|---|
| 専門用語 | 「ゼロタッチプロビジョニング」 | 「新しい機器はつなぐだけで自動的に設定されます」 |
| 名詞化（行為を名詞にする） | 「設定に関するレビューの実施」 | 「当社が設定をレビューします」 |
| 概念の略記 | 「クラウドファーストのアプローチ」 | 「三つの料金システムを先に外部サーバーへ移します」 |
| 名詞の連なり | 「ユーザーアクセス申請承認ワークフロー」 | 「利用者のアクセス申請を承認する手順」 |
これらを取り除けば、アイデアはそれ自体の価値で評価され、どの読み手も判断できるようになります。略語をどうしても使うなら、初出で正式名称を書きましょう。すべての評価者が技術的な背景を持っているわけではありません。
提案書は法律文書ではなく論証である
提案書は契約につながるため、多くの人が非人称的で法律文書のような文体で書きます。Study Guideはこれに異を唱えます。提案書はまず営業文書であり、営業は人と人の間で行われます。第16回で説明したように、提案書は買い手に同意を求め、課題を一緒に解決しようと呼びかける、文章による論証です。人が人を助けるという感覚を消すと、論証を成功させる信頼と協力が弱まります。「受注者は〜するものとする」は読み手との距離を広げ、「当社が〜します」はその距離を縮めます。
推敲を計画する
明確な文章が最初からうまく書けることはまれです。初日から推敲の時間とサイクルをスケジュールに入れましょう。早めに直せば手戻りのコストが下がり、平易な言葉にしてもアイデアが成り立つかを試せ、内容の誠実さも保てます。
- スタイルシートに合意します。大企業にはたいてい社内の表記基準があり、なければ出版されている表記ガイドから始めます。入札ごとに、用法、句読点、大文字・小文字、業界の略語と用語についてのチームの選択を記録し、製品ごとに使う名前も一つ決めておきます。
- 書くことと編集の間に時間を空けます。下書きから少し離れると、思い入れにとらわれずに誤りを見つけ、アイデアを検証できます。
- 同僚と互いに編集し合います。同僚の章を見て、自分の章も見てもらいます。内容、文法、文体をあわせて見ます。
- 機能別レビューを使います。この入札に関わっていないレビュアーが、下書きの正確さ、説得力、適切さを確認します。時間が許せば何度か行うのが理想です。
セルフチェック：自分の下書きを試す
書き手も、入札の執筆ガイドラインに照らして自分の章を点検すべきです。Study Guideのリストを問いの形にまとめると次のとおりです。
| 基準 | 下書きに投げかける問い |
|---|---|
| 文の長さ | ほとんどの文が12〜15語程度に収まっているか？ |
| 「私」を避ける | カバーレター、序文、直接のコメント以外で「私」を外したか？ |
| 左手のルール | どの段落も、自社より先に顧客とそのニーズから始まっているか？ |
| 顧客中心 | 自社名や「当社」より、顧客名や「貴社」のほうが多く出てくるか？ |
| 問いに答える | 具体的な問いに、漏れなく、要点を外さずに答えたか？ |
| 「だから何？」 | 顧客にとっての便益を、読み手任せにせず明示したか？（第9回参照） |
| 完結した回答 | 付録、パンフレット、ウェブサイトに誘導しなくても回答が成り立つか？ |
| 能動的な見出し | 見出しを拾い読みするだけで物語が伝わるか？（第18回で詳しく） |
| 言い切る文 | 実際の商業リスクを避ける場合を除き、「〜と考えます」のようなぼかしを外したか？ |
| 決まり文句・専門用語をなくす | 略語は少なく、初出で正式名称を書いたか？ |
| 証明する | 差別化を事例、推薦、データで裏づけ、競合をおとしめていないか？（第10回参照） |
| 絵で見せる | 図にしたほうがこの要点が早く伝わらないか？ |
三つの誤解
- 「平易な文章は専門的でなく見える」たいていは逆です。平易な文章は、その主題を説明できるほどよく理解していることを示し、専門家が主張をすばやく確かめられるようにします。
- 「改まった文体とは、非人称的であることだ」「貴社」と「当社」を使いながら、正確で礼儀正しく書くことはできます。改まった文体とは正確さと礼儀の問題であり、関わる人を隠すことではありません。
- 「受動態はいつでも誤りだ」先に述べた二つの正当な使い方があります。目指すのは人が動いている提案書であり、文法の形を一つ禁じることではありません。
Study Guideのまとめは、さらに二つの点を加えています。読み手の期待、コミュニケーションの仕方、文化的な好みに合わせられるほど、読み手をよく知ること。そして顧客が受け入れるなら、動画、アニメーション、インタラクティブなデモといった新しいメディアを使う方法を探すことです。
次の提案書のためのチェックリスト
- 顧客の物語を三行で書きます。以前の姿、転換点、以後の姿。
- すべての文の主語を確かめます。人やチームか、述語がその人たちのすることを言っているか？
- 硬い言葉をなじみのある言葉に替え、技術的な背景が最も少ない評価者が知らない専門用語を外します。
- 段落は要点で始め、一つの段落に一つの話題を守ります。
- 名詞の連なりと名詞化をほどき、人が主語の動詞文にします。
- ものごとに一つの用語を決め、スタイルシートに書きます。
- ほとんどの文を12〜15語程度に収めます。
- ぼかしを外し、他の資料を参照しなくても回答が完結するようにします。
- 最終版の前に、休止、同僚の編集、機能別レビューをスケジュールに入れます。
Contrlでは
Contrlは章ごとに自社のデザインシステムでスライドを書きます。今回の明確さの基準は、そのページで直接確かめられます。各文の主語が人やチームか、ほとんどの文が短いかです。基準に届かないページを一文ずつ書き直す必要はありません。「各ステップを誰がやるか書いて、一文は15語以内に」のようなチャットのフィードバック一行でページが書き直され、対応するRFP要件の表示もそのまま残ります。基準を決めるのは自分たちです。同じ一行にスタイルシートの用語を書けば、ページはその用語を使います。
次回予告
明確なページも、読まれる前にまず見つけられ、拾い読みされなければなりません。第18回はHeadings（見出し）を扱います。拾い読みするだけの評価者にも、内容を伝える能動的な見出しがどう物語を伝えるのかを見ていきます。
この記事は、APMP Body of Knowledgeを要約したAPMP Foundation Study Guide 第4.2版（© 2025 APMP）にもとづく独立した学習用の解説です。原典を言い換え、解説したもので、APMPの承認を受けたものではありません。冒頭の二つの文、検査部門の話、能動態と受動態の例、平易な言葉・重複表現・名詞の連なり・専門用語とその直し方の表は、すべてこの記事のために書いたもので、数字は例示です。顧客名は記していません。正式な本文と資格についてはapmp.orgをご覧ください。