今回の問いはこれです。提案書の形は、書く前に決めていますか、それとも書いた後で決まっていますか？
多くのチームは、RFPの目次を写した途端に書き始め、ページが埋まってから初めて自分たちの主張の形に気づきます。APMP Body of Knowledgeが求めるのは逆の順番です。構成は計画するものです。各セクションが何を、どの順序で、どこに重点を置いて言うのかを先に決め、それから書きます。理由は単純です。評価者が提案書を最初から最後まで読むことはまれです。採点に必要な答えを探して拾い読みします。だから、たどりやすい提案書こそが、書いた内容に対して点数を得られるのです。
このシリーズでは、APMP Foundation Study Guideが要約したAPMP Body of Knowledgeを順に読んでいます。これまでの回では、何を言うかを扱いました。ウィンテーマ、価値提案、テーマ・ステートメント、プルーフ・ポイントです。今回は、それらをどこに置けば評価者が実際に見つけられるかを扱います。
よく構成された提案書の姿
Study Guideは、よく構成された提案書を、理解しやすく評価しやすい提案書だと説明し、そうした提案書に共通する特徴を挙げています。それぞれが評価者のどんな問いに答えるかと合わせて整理すると、次のようになります。
| 特徴 | どう見えるか | 答えている評価者の問い |
|---|---|---|
| ロードマップ | 提案書と各セクションが、この先に何がどの順で出てくるかを最初に示す | 「採点すべき箇所はどこ？」 |
| 目に入る要点 | 各セクションの要点が段落の途中に埋もれず、はっきり見える | 「で、一言でいうと答えは？」 |
| 顧客の視点 | 自社の組織図や製品カタログではなく、顧客の優先順位と用語に沿って並べる | 「こちらの依頼をきちんと理解している？」 |
| 顧客にとって大切なこと | セクションが顧客の課題と、顧客が望む成果から始まる | 「それがなぜ私たちにとって大事なの？」 |
| 複数の強調手法 | 見出し、ロードマップ、図、コールアウト、要約が連動している | 「評価会議のときにまた見つけられる？」 |
どれも文章の巧拙の話ではないことに注目してください。すべて構成と強調についての判断であり、本文ができる前に決めるほうがはるかに安く済みます。
書く前にコンテンツを計画する
Body of Knowledgeは、2人以上で書く提案書ならコンテンツ計画は欠かせないと考えます。コンテンツ計画はチームの主要メンバーでつくり、いくつもの役割を同時に果たします。
- 作業を割り当てます。すべてのセクションに担当者がいるので、持ち主のいないセクションも、二重に書かれるセクションも生まれません。
- セクションごとの要点を決めます。書き手は一文字も書く前に、そのセクションが残すべきメッセージを知っています。
- 戦略を本文に運びます。ウィンテーマ、差別化要因、価値提案がそれぞれどこに出るべきかを示すので、戦略がキックオフ資料の中にとどまりません。
- 分量を決めます。計画ができたら書き手ごとにページ数や文字数の予算を渡し、顧客の分量制限と配点の比重に見合った提案書に保ちます。
- 早い段階でのレビューを可能にします。経営層が計画を読んで弱いアプローチや抜けているメッセージを見つけ、方向転換のコストがまだ小さいうちに直せます。
Study Guideはさらに一歩進んで、書き手に自分のセクションのコンテンツ計画を埋めさせ、そのセクションのメッセージが何かを言わせるよう求めます。価値提案の草案も計画に入れます。まとめの言い方ははっきりしています。計画は常に書くことより先にあり、書くのは最後の段階であるべきだ、と。
この記事のためにつくった、コンテンツ計画の1項目の例です。
コンテンツ計画：3.2節 移行方針
担当：移行リーダー。レビュー：キャプチャー担当。分量：6ページ。
対応する要件：移行計画、サービス継続性、知識移転（RFP 3.2.1～3.2.4）。
要点：拠点を一つずつ移し、各段階で検証済みの切り戻し手順を用意するので、移行中もサービスは止まらない。
ここに置くウィンテーマ：「住民に負担をかけない移行」（テーマ2）。価値提案の草案：顧客の追加負担なしで、移行期間中の計画外停止ゼロ。
使う証拠：過去の移行実績と、2024年の自治体案件の担当者による推薦。
図：切り戻しのチェックポイントを記した拠点別の移行スケジュール。
こうした項目は数分で書け、レビュー担当は30秒で、このセクションが正しいことを言うかどうか判断できます。
計画ツールを選ぶ
Body of Knowledgeは一つの形式を決めてはいません。組織がすでに使い慣れたツールのうち、入札の規模と残り時間に合うものを使うよう勧め、よく使われるツールをいくつか挙げています。
| ツール | どんなものか | 向いている場面 |
|---|---|---|
| コンテンツ計画 | セクションごとに担当、要件、要点、テーマ、証拠、分量を書く表やフォーム | 大きな提案書を複数人で書き、共通の全体像が必要なとき |
| アウトライン | 番号つきの見出し構成 | 時間がなく、RFPの構成がはっきりしているとき |
| 注釈つきアウトライン | アウトラインの各見出しの下に、扱う内容と対応する要件をメモしたもの | 書き手に指針が必要だが、コンテンツ計画では重すぎるとき |
| マインドマップ | テーマとそのつながりを描いた視覚的な地図 | 初期の構想、または要素が複雑に絡むソリューション |
| プレゼンテーションソフト | ページやセクションごとに1枚のスライドで、見出しと予定している図を示す | スライド形式の提案書、またはレビュー担当がページ単位で考えるとき |
| モックアップ | 見出し、図、コールアウト、仮の文章で描いたページごとのレイアウト案 | 分量制限が厳しく、レイアウトがメッセージの多くを担うとき |
| 入札指示書 | 戦略、テーマ、執筆ルールを書き手に伝える文書 | 関わる人が多く、全員が同じ方向を向く必要があるとき |
顧客が決めた構成に従う
構成の第一のルールは、自分たちで選ぶものではありません。顧客が回答の構成を指示しているなら、そのとおりにします。Body of Knowledgeが求めるのは次のことです。
- RFPの見出しを一字一句変えずに使う。
- 顧客が求めるセクションをすべて入れる。
- 顧客の優先順位に沿った上位の目次をつくり、番号、名称、順序をそのまま踏襲する。
評価者はたいてい、RFPの構成に沿った評価シートで採点します。自社の4章が先方の2章への答えなら、評価者は探し回ることになり、答えを見つけられなかった評価者は「記載なし」と採点するかもしれません。これが構成におけるコンプライアンスの側面です。
社内では、別のやり方にしたいという圧力がよく生まれます。製品チームはいつもの会社案内の順序を望み、役員は会社の沿革から始めたがります。Study Guideの助言は、そうした関係者に、顧客の形式から外れると点数が下がりうるとはっきり伝えることです。
自社の構成
1. 会社紹介 · 2. 自社プラットフォーム · 3. 自社の方法論 · 4. 体制 · 5. 価格
顧客が決めた構成
1. 要件の理解 · 2. 技術的アプローチ · 3. 管理アプローチ · 4. 主要要員 · 5. 過去の実績 · 6. 価格
RFPが自由を残しているとき
すべてのRFPが構成を細かく指定しているわけではありません。明示的な指示がなければ、Body of Knowledgeは依頼書そのものの構成に従い、その枠の中では、この顧客について知っていることに照らして最も筋の通る順序に並べるよう勧めます。
この二つ目のステップは本物の選択であり、構成が戦略になる場面です。12の要件に答えなければならない17ページのセクションを想像してください。少なくとも三つの妥当な並べ方があります。
| 構成の原理 | セクションの展開のしかた | 強み | リスク |
|---|---|---|---|
| RFPの順序 | 要件ごとに1ブロック、RFPに出てくる順に | 評価者が突き合わせやすい | 複数の要件にまたがるテーマが細切れになる |
| 一つの構造を軸に | 中核となる設計（たとえば権限体系）を先に示し、残りの要件をその上に積む | セクションのキーセンテンスと合う一本の背骨 | RFPの順序から外れるので、よいロードマップと相互参照が要る |
| 利用者の道のり | 一つの事例、一人の利用者を最初から最後まで追う | 評価者が思い描ける物語として読める | 顧客が最も気にする要件が後ろに来ることがある |
三つとも、すべての要件を漏れなく扱えます。違うのは、評価者が何に最初に出会い、何を覚えて帰るかです。顧客の最大の関心事と自社の要点を前に出す並べ方を選び、RFPの順序から外れる場合は、要件ごとに該当ページを示す短い表を添えます。
何か所にも出てくる同じ質問
RFPによっては、似た質問を複数の分冊にばらまいています。Study Guideは、これが提案側にも評価側にも混乱を招くと注意を促しています。別々の書き手が同じ質問に違う答えを書けば、顧客は自社が何を提案しているのか確信できません。これを捕まえるのに最適な場所がコンテンツ計画です。繰り返される質問を一覧にし、答えを一つに決め、担当を一人に絞り、ほかのセクションでは同じことを言うか、指示が許すならそのセクションを参照させます。
情報を見つけやすくする
Body of Knowledgeは、提案書の冒頭と、それに続くすべてのセクションの冒頭にロードマップを置くよう求めています。そのセクションが何をどの順序で扱うのかを伝える短い案内です。さらに、エグゼクティブ・サマリーから各サブセクションの書き出しまで、あらゆるレベルに要約を計画し、拾い読みする人の目に入る場所で要点が繰り返されるようにします。
ロードマップと要約は、ほかの強調手法と連動して働きます。テーマだけでなく主張を示す見出し、メッセージを持つ図のキャプション、コールアウト、表です。評価者があるセクションの見出し、ロードマップ、キャプションだけを読んでも、そのメッセージを持ち帰れるべきです。このテストに通らないなら、そのセクションは評価者がすべての段落を読んでくれることを当てにしていることになりますが、たいていの評価者はそう読みません。
情報を層にして積む
RFPが構成を選ぶ余地を残しているなら、Body of Knowledgeはセクションを層で組み立てるよう勧めます。読み手が要点を先に得て、根拠を後から得られる組み立て方です。私たちの言葉でまとめると、層は次のとおりです。
- テーマを紹介し、大まかに説明します。たとえば自社のソリューションが何なのか。
- それを支える主張を加えます。機能と、その機能がもたらす便益です。
- 主張を証明します。事例、実績、具体的な詳細で。
- 疑問に対応します。想定される弱点に答えるか、他のアプローチに対して自社の立場を固めます（以前の回で扱ったゴースティング）。
- 結論として要点をまとめ、立場を改めて述べます。
たとえば、記録文書のデジタル化サービスのセクションを想像してください。第1層は2文で、閲覧室を閉めずに12か月以内に記録をスキャンして索引をつけると述べます。第2層は移動式のスキャンチームと索引ルールを説明し、それぞれが職員にとって何を意味するかを示します。第3層は似た記録館での成果を示します。第4層は誰もが抱く心配、つまり古い文書の損傷に答え、一括して外部に搬出する方式のほうがなぜそのリスクが大きいのかを説明します。第5層は約束を一行で言い直します。第1層で読むのをやめた評価者も答えを知っており、読み進める評価者は根拠を見つけます。
結論を先に置く
最後の原則は、提案書全体から箇条書き一つまで、あらゆるレベルに当てはまります。最も重要なことが先です。Study Guideは、米軍向けに入札する企業の多くが使う手法としてBLUF、つまり「bottom line up front（結論を先に）」を紹介しています。三つのステップで進みます。
- 最も重要な情報を最初に述べる。
- 文脈と信頼性を与え、読み手が関心を持てるようにする詳細を加える。
- メッセージを補強する一般的な情報を足す。
この手法の価値はスピードと明快さで、それは読み手だけでなく書き手にとってもそうです。結論が何かを決めなければ、結論を先に置くことはできないからです。Body of Knowledgeが挙げる例はソリューションのセクションです。技術の詳細や体制計画から始めず、何をするのか、顧客がどんな利益を得るのかから始めよ、というものです。
背景が先
「当社のプラットフォームは24のモジュールからなるマイクロサービス・アーキテクチャで構成され、35名の認定エンジニアが支えています。2009年の創業以来、多くの公共機関にサービスを提供してきました。その結果、申請をより早く処理できます。」
結論が先
「住民は許認可申請の結果を、14日ではなく3日で受け取れるようになります。現在の待ち時間の大半を占める書類の不備確認を自動化することで実現します。詳細は2.1～2.4に記します。」
次の提案書のためのチェックリスト
- RFPから目次をつくります。見出しはそのまま、求められたセクションはすべて、番号・名称・順序は顧客のものを。
- コンテンツ計画を書きます。チームが慣れたツールで、セクションごとに担当、要件、要点、テーマ、証拠、分量を書きます。
- 書き手に各セクションのメッセージを先に言わせ、書く前に価値提案の草案をつくらせます。
- 執筆が進みすぎる前に、経営層と計画をレビューします。
- RFPが何度も聞いている質問を見つけ、答えを一つ、担当を一人に決めます。
- RFPが自由を残す箇所では、セクションごとに構成の原理を意図して選び、RFPの順序から外れるなら要件とページの対応を示します。
- 提案書とすべてのセクションをロードマップで始め、あらゆるレベルに要約を計画します。
- セクションを層で組み立てます。テーマ、主張、証拠、疑問への対応、結論。
- すべてのセクション、段落、リストで結論を先に置き、見出し・ロードマップ・キャプションだけを読むことで確かめます。
Contrlでは
今回いちばん大切な選択は、どのページを書くよりも前に行われます。セクションをどう展開するか、です。Contrlでは、セクションのキーセンテンスを選んだ後、そのセクションについて構成の原理が異なる三つの展開案を提案します。RFPの順序、一つの中心となる構造、一人の利用者の道のり、といった具合です。三案とも、セクションの要件を漏れなく扱いながら、ページ範囲、強み、弱みを示すので、スライドがまだ1枚もない段階で構成を並べて比べ、一つを選べます。そのうえでスライドを書き、各スライドは対応するRFP要件を示すので、RFPの順序から外れても対応関係が見えます。
次回予告
よい構成は評価者を正しいページへ連れていきますが、そのページの文章は、やはり説得しなければなりません。第16回はPersuasive Writingを取り上げます。明快で、顧客を中心に置き、採点しやすい文章の書き方です。
この記事は、APMP Body of Knowledgeを要約したAPMP Foundation Study Guide 第4.2版（© 2025 APMP）にもとづく独立した学習用の解説です。原典を言い換え、解説したもので、APMPの承認を受けたものではありません。特徴の表の問い、コンテンツ計画の例、ツールの比較表、二つの目次、構成の原理の比較表、記録文書のデジタル化の例、前後比較の文章は、この記事のために書いたもので、数字は例示です。正式な本文と資格についてはapmp.orgをご覧ください。